De impact van elektronisch jaarverslag deponeren
voor grote Nederlandse bedrijven
Per 1 januari 2025 is in Nederland het ‘Besluit elektronische deponering handelsregister in verband met de uitbreiding van de verplichting tot elektronisch deponeren’ van kracht. Daarin is bepaald dat grote ondernemingen vanaf verslag 2025 het jaarverslag elektronisch moeten deponeren bij de Kamer van Koophandel. In dit artikel leg ik de impact van deze wetswijziging uit en geef ik een aantal belangrijke tips. Een must-read voor Finance-professionals van grote ondernemingen.
leestijd 7 min
Wat is een grote onderneming?
Een onderneming behoort volgens de Kamer van Koophandel tot de bedrijfsklasse ‘Groot’ als de jaarrekening twee jaar achter elkaar voldoet aan minimaal twee van de onderstaande kenmerken:
- Activa: > € 25 mln
- Nett-omzet: > € 50 mln
- Aantal medewerkers: > 250 personen
Ondernemingen in de bedrijfsklassen Micro, Klein en Middelgroot hebben al jarenlang de verplichting om de jaarrekening in het elektronische formaat XBRL (eXtensible Business Reporting Language) te deponeren via SBR.
Beursgenoteerde ondernemingen hebben sinds 2020 in heel Europa de verplichting om de jaarrekening te deponeren in het elektronische formaat ESEF (European Single Electronic Format, ook wel het ‘EU-formaat’ genoemd).
Voor grote ondernemingen gold tot 1 januari 2025 een vrijstelling om elektronisch te deponeren.
Wat houdt elektronisch deponeren voor grote ondernemingen in?
Kort samengevat schrijft de wetswijziging het volgende voor:
- Grote ondernemingen moeten vanaf verslagjaar 2025 elektronische deponeren via SBR. Dat betekent dat in 2026 voor het eerst gedeponeerd moet worden.
- Grote ondernemingen krijgen daarbij de keuze om dit te doen in XBRL of in het EU- formaat.
- Grote ondernemingen die ook onder de Europese duurzaamheidsverslag-regels vallen (CSRD) moeten in het EU-formaat deponeren. Zij hebben die keuzemogelijkheid dus niet en moeten publiceren in iXBRL.
Wat is het verschil tussen XBRL en het EU-formaat (iXBRL)?
XBRL is een open standaard voor het uitwisselen en rapporteren van financiële en bedrijfsgegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat. Het wordt gebruikt voor het indienen van jaarrekeningen en andere rapportages bij toezichthouders zoals de Kamer van Koophandel. XBRL maakt gegevens efficiënter, transparanter en gemakkelijker te analyseren.
Het EU-formaat (ESEF) is een door de EU opgelegde standaard voor de elektronische publicatie van jaarverslagen van beursgenoteerde bedrijven. Het doel van ESEF is om financiële rapportages te harmoniseren, transparanter te maken en gemakkelijker te analyseren. Vanaf 2020 zijn beursgenoteerde bedrijven verplicht hun jaarrekening in ESEF in te dienen, waarbij financiële gegevens worden gerapporteerd in XBRL, geïntegreerd in een iXBRL-formaat (Inline XBRL). Dit combineert machineleesbare XBRL-gegevens met een leesbare HTML-weergave, zodat rapporten door zowel mensen als machines (systemen) kunnen worden gelezen. Een voorbeeld hiervan is de ESEF rapportage van Heijmans.
Het verschil tussen XBRL en iXBRL is dus dat XBRL alleen voor machines leesbaar is, en iXBRL daarnaast ook voor mensen leesbaar. Let op: een iXBRL-publicatie is géén website. Het is een downloadbaar HTML-bestand dat in een browser kan worden geopend.
De invloed van CSRD op elektronisch deponeren
De CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) is een EU-richtlijn die bedrijven verplicht om uitgebreid te rapporteren over hun impact op milieu, maatschappij en bestuur (ESG). Het is de bedoeling dat bedrijven hun duurzaamheidsrapportage opnemen in het EU-formaat, waardoor ook ESG-gegevens voor machines leesbaar en voor mensen leesbaar worden gemaakt. Dit bevordert consistentie en vergelijkbaarheid in CSRD-rapportages. Om te voorkomen dat grote ondernemingen die onder de CSRD vallen meerdere typen rapportages moeten maken, is besloten dat zij uitsluitend het EU-formaat mogen hanteren voor elektronische deponering van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Zo ontstaat straks één jaarverslag in iXBRL-formaat, waarin uiteindelijk zowel de financiële als de niet-financiële informatie is voorzien van XBRL-tags.
Meer informatie over de timing van het verplicht taggen van CSRD informatie is hier te lezen.
Ervaringen van beursgenoteerde bedrijven
Beursgenoteerde bedrijven moeten al enige jaren hun jaarverslag in het EU-formaat deponeren. Grote ondernemingen kunnen dan ook leren van die ervaring. De AFM publiceerde onlangs een aantal aandachtspunten naar aanleiding van een onderzoek naar de gedeponeerde jaarverslagen van Nederlandse beursgenoteerde ondernemingen. Deze aandachtspunten zijn ook relevant voor grote ondernemingen die in het EU-formaat moeten deponeren:
In het kort:
- Waarborg juiste markering (‘tagging’) van feiten en gebruik van taxonomieën
- Beperk het gebruik van extensies tot een minimum
- Start met een op HTML-gebaseerd document
- Speel tijdig in op verplichting van ESEF-markeringen in CSRD-duurzaamheidsverslag
- Kijk de gedetailleerde AFM-onderzoeksresultaten terug via het webinar
Waarom starten met een op HTML-gebaseerd document?
Eén van de tips van de AFM is om te starten met een ‘op HTML-gebaseerd document’. Dit is een essentieel aandachtspunt bij het selecteren van een softwaretool.
- Print-first
In deze aanpak ligt de focus in het publicatieproces op het maken van een printbaar verslag, een ‘boekje’. Over het algemeen betekent dit dat een Word-versie of een (opgemaakte) PDF-versie van het jaarverslag wordt gerealiseerd. Vervolgens wordt dit verslag met speciale software geconverteerd naar HTML, waarna ook de XBRL-tags worden toegevoegd. - Digital-first
In deze aanpak ligt de focus in het publicatieproces op het maken van een HTML-verslag. Dit betekent dat de weergave van het verslag wordt geoptimaliseerd voor weergave in een browser. Dit betekent onder meer dat het verslag interactief kan zijn en zich kan aanpassen aan verschillende resoluties. De XBRL-tags worden direct toegevoegd aan deze HTML-versie van het verslag.
De voordelen van een Digital-first aanpak zijn zichtbaar in zowel het proces als het eindproduct, de iXBRL-publicatie. Het proces is betrouwbaarder en efficiënter. Het is bijvoorbeeld eenvoudiger om reeds getagde datapunten te updaten. Het eindproduct is kwalitatief beter, omdat de HTML-code goed gestructureerd en dus leesbaar blijft. Dit is bij geconverteerde verslagen niet het geval
(zie Figuur 1).
Figuur 1: HTML-code van een tabel in een PDF-first verslag versus een Digital-first verslag
Tips voor Finance-professionals
De volgende tips zijn belangrijk voor Finance-professionals van grote ondernemingen die betrokken zijn bij de realisatie van het jaarverslag:
- Begin op tijd
Het is al snel 2026. Begin op tijd met het selecteren van een software-oplossing die ondersteunt bij het maken van het iXBRL-jaarverslag. Idealiter publiceer je al in Q3 of Q4 2025 een ‘dry run’ voor de accountant. - Kies voor een op HTML gebaseerd Digital-first proces
Door een aanpak te kiezen waarin een op HTML-gebaseerd document centraal staat (‘Digital-first’) voorkom je veel problemen in het proces en realiseer je een toekomstbestendig en kwalitatief beter iXBRL-verslag. - Werk samen met collega’s die verantwoordelijk zijn voor CSRD en communicatie
De CSRD informatie in het jaarverslag zal uiteindelijk ook van XBRL-tags moeten worden voorzien. Betrek daarom tijdig CSRD-collega’s bij de toolselectie. - De communicatieve waarde van het jaarverslag is groot.
Werk daarom samen met collega’s van communicatie en kies tooling waarmee ook de gewenste vormgeving kan worden gerealiseerd, en waarmee multichannel publicatie mogelijk is (gelijktijdige publicatie naar iXBRL, PDF en website). Dit versterkt de merkbeleving en vergroot het bereik van het jaarverslag. - Besef het belang van iXBRL
Tenslotte, realiseer je dat vanaf verslagjaar 2025 de iXBR-publicatie de versie is waar de accountant zijn of haar handtekening onder zet. Een PDF of online versie mag nog steeds gemaakt worden en heeft uiteraard grote meerwaarde voor stakeholders. Maar als er sprake is van verschillen tussen deze versies dan zal altijd het iXBRL-verslag leidend zijn, en dus niet – zoals nu nog het geval – de PDF.
Daarom F19 software:
F19 is een digital-first reporting platform dat organisaties in staat stelt in staat om hun financiële en CSRD-rapportageprocessen te stroomlijnen, met volledige controle over ontwerp, content beheer en XBRL-tagging om te voldoen aan de ESEF-, CSRD- en SBR-regelgeving. Gebruikers kunnen online samenwerken en jaarverslagen publiceren in verschillende formaten, waaronder Inline XBRL, websites, XHTML, PDF of InDesign. Allemaal vanuit één cloudgebaseerde bron.


Meer weten? Vraag een gratis online demo aan.
